𝐓ạ𝐢 𝐬𝐚𝐨 𝐞𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐠ử𝐢 𝐜𝐡𝐨 𝐤𝐡á𝐜𝐡 𝐡à𝐧𝐠 𝐥𝐢ê𝐧 𝐭ụ𝐜 𝐫ơ𝐢 𝐯à𝐨 𝐦ụ𝐜 𝐒𝐩𝐚𝐦?
Việc thường xuyên gửi email rơi vào mục spam làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tiếp cận khách hàng, làm giảm tỷ lệ mở email và có thể khiến chiến lược kinh doanh của bạn không đạt được kết quả như mong muốn. Vậy, nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng này và làm sao để khắc phục?
1- 𝐓𝐢ê𝐮 đề 𝐞𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐜𝐡ứ𝐚 𝐭ừ 𝐤𝐡ó𝐚 𝐧𝐡ạ𝐲 𝐜ả𝐦
Các bộ lọc spam rất nhạy cảm với tiêu đề email. Nếu tiêu đề của bạn chứa những từ như “miễn phí”, “nhanh tay”,…hoặc sử dụng nhiều dấu chấm than, dấu hỏi thì nguy cơ bị đánh dấu là spam sẽ rất cao. Hãy cẩn thận lựa chọn từ ngữ và tránh lạm dụng các từ mang tính quảng cáo quá nhiều.
2- 𝐂𝐡ư𝐚 𝐱á𝐜 𝐦𝐢𝐧𝐡 đị𝐚 𝐜𝐡ỉ 𝐞𝐦𝐚𝐢𝐥
Khi sử dụng các công cụ gửi email hàng loạt mà không xác minh địa chỉ email hoặc không có quyền gửi từ domain chính, email của bạn dễ bị lọc vào mục spam. Hãy đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn đã được xác minh và tuân thủ các quy định của nhà cung cấp dịch vụ email.
3- 𝐃𝐚𝐭𝐚 𝐤𝐡á𝐜𝐡 𝐡à𝐧𝐠 𝐤𝐡ô𝐧𝐠 𝐜𝐡ấ𝐭 𝐥ượ𝐧𝐠
Gửi email đến những email không hoạt động hoặc không còn hợp lệ, sẽ làm tỷ lệ thư bị trả về tăng cao. Khi điều này xảy ra nhiều lần, email của bạn sẽ dễ dàng bị đánh dấu spam bởi các nhà cung cấp dịch vụ email.
4- 𝐒ử 𝐝ụ𝐧𝐠 𝐪𝐮á 𝐧𝐡𝐢ề𝐮 𝐡ì𝐧𝐡 ả𝐧𝐡 𝐡𝐨ặ𝐜 í𝐭 𝐯ă𝐧 𝐛ả𝐧
Email chứa quá nhiều hình ảnh hoặc ít văn bản dễ bị bộ lọc spam “nghi ngờ” vì có thể bị xem như một hình thức quảng cáo. Để an toàn, hãy đảm bảo tỷ lệ giữa văn bản và hình ảnh hợp lý, thường thì khoảng 60% văn bản và 40% hình ảnh.
4- 𝐈𝐏 𝐠ử𝐢 𝐞𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐜ó 𝐥ị𝐜𝐡 𝐬ử 𝐱ấ𝐮
Nếu bạn sử dụng các dịch vụ gửi email hàng loạt và IP của hệ thống này đã bị các nhà cung cấp email đưa vào danh sách đen do hành vi gửi thư rác trước đó, email của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, chọn nhà cung cấp dịch vụ email uy tín là yếu tố rất quan trọng.
5- 𝐊𝐡ô𝐧𝐠 𝐜ó 𝐥𝐢ê𝐧 𝐤ế𝐭 𝐡ủ𝐲 đă𝐧𝐠 𝐤ý
Các email quảng cáo phải có đường dẫn để người nhận có thể hủy đăng ký nhận email trong tương lai. Nếu email của bạn không cung cấp lựa chọn này, email rất có thể bị bộ lọc spam đánh giá không thân thiện với người nhận và chuyển vào mục Spam.
Mẹo hạn chế tình trạng gửi Email bị vào Spam
Để đảm bảo mail luôn được gửi đến người nhận, hãy tìm hiểu và thực hiện các mẹo hữu ích dưới đây.
Tăng uy tín của IP server và domain
Các nhà cung cấp Dịch vụ Internet (ISP) thường xuyên ghi lại thông tin về địa chỉ IP và domain mà từ đó mail được gửi đi, đặc biệt là các mail quảng cáo. “Chất lượng của người gửi mail” được đánh giá qua các yếu tố như tỷ lệ mở mail, số lượng mail không được gửi thành công, và số người đánh dấu mail là spam.
Từ dữ liệu đó sẽ quyết định cách mà các nhà cung cấp Dịch vụ mail (ESP) xem xét địa chỉ IP và domain. Dựa trên những tiêu chí này, ESP sẽ xác định xem mail từ địa chỉ IP và domain đó có đủ đáng tin cậy để đưa vào hộp thư đến hay không.
Chất lượng danh sách mail
Phương pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp là mua danh sách mail tạo sẵn thay vì xây dựng từng bước một. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người nhận chỉ mở mail nếu nội dung thực sự phù hợp với nhu cầu của họ.
Ví dụ, không ai quan tâm đến quảng cáo nhà hàng hải sản nếu danh sách đối tượng cần gửi mail chủ yếu là những người ăn chay. Việc gửi mail không cân nhắc kỹ lưỡng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp.
Nội dung mail
Có trường hợp tỷ lệ mail vào hộp thư đến thấp do nội dung chứa quá nhiều từ được các ISP coi là SPAM. Các vấn đề cần quan tâm về nội dung bao gồm:
- Tần suất xuất hiện của các từ thường được xem là spam, như “promotion”, “marketing”, “bonus”, “free”.
- Chất lượng của các liên kết ngoài trong nội dung. Ví dụ, liên kết đến một trang web không phù hợp như trang khiêu dâm sẽ làm giảm giá trị của nội dung mail.
- Tỷ lệ giữa hình ảnh và văn bản trong mail.
- Kích thước của mail gửi đi. Mail có dung lượng lớn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tỷ lệ đặt vào hộp thư đến. Điều này có thể được giải thích là mail “nặng” yêu cầu ESP tải nhiều dữ liệu hơn, do đó họ có thể không cho vào hộp thư đến.
- Uy tín của nguồn cung cấp liên kết hình ảnh.
- Mức độ liên quan giữa nội dung và tiêu đề mail.
Lưu ý: Quan trọng là phải có văn bản dạng chữ (text) trong mail. Một mail chỉ chứa hình ảnh có nguy cơ cao bị coi là spam.
Nguồn gửi mail
Để cải thiện tỷ lệ mail vào hộp thư đến, người dùng không nên sử dụng các địa chỉ mail có dạng như info@yourdomain.com, marketing@yourdomain.com, bonus@yourdomain.com, free@yourdomain.com, và các định dạng tương tự.
Khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ mail vào danh sách của họ
Đây là phương pháp hiệu quả nhất để tăng cơ hội gửi mail thành công. Việc khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ mail vào danh sách liên hệ của họ được đánh giá là bước quan trọng nhất trong việc tăng tỷ lệ mail đến phần inbox của người nhận.
Đừng sử dụng quá nhiều “tiểu xảo” để lách bộ lọc mail
- Không nên thêm các ký tự không cần thiết vào các từ để tránh bộ lọc, ví dụ viết f.r.e.e thay vì free.
- Tránh tự động thêm các yếu tố như Re: hay Fwd: vào tiêu đề mail nhằm tạo vẻ tự nhiên một cách không chính đáng.
- Không nên sử dụng nội dung lừa đảo, như tiêu đề gợi ý người nhận đã trúng giải thưởng nhưng bên trong lại yêu cầu thêm điều kiện.
Các từ ngữ cần tránh để gửi Email không bị vào Spam
| 1. !!! 26. 2. $$$ 3. 100% free 4. Web traffic 5. ALL CAPITALS 6. All natural 7. As seen on 8. Attention 9. Bad credit 10. Bargain | 11. Best price 12. Billion 13. Certified 14. Cost 15. Dear friend 16. Decision 17. Discount 18. Double your income 19. E.x.t.r.a. Punctuation 20. Eliminate debt | 21. Extra income 22. Fast cash 23. Fees 47 24. Financial freedom 25. FREE 49 26. Guarantee 27. Hot 28. Increase 29. Join millions 30. Lose weight |
| 31. Lowest price 32. Make money fast 33. Marketing 34. Million dollars 35. Money 36. Money making 37. No medical exams 38. No purchase necessary 39. Online pharmacy 40. Opportunity | 41. Partners 42. Performance 43. Rates 44. Satisfaction guaranteed 45. Search engine listings 46. Selling 47. Success 48. T e x t w i t h g a p s 49. Trial 50. Visit our website | 51. #1 52. 4U 53. 50% off 54. Accept credit cards 55. Additional income 56. Affordable 57. All new 58. Apply now 59. Apply online 60. Be your own boss |
| 61. Buy direct 62. Call free 63. Cancel at anytime 64. Cash bonus 65. Cheap 66. Click here 67. Congratulations 68. Direct mail 69. Direct marketing 70. Don’t hesitate! | 71. Drastically reduced 72. Earn $ 73. Full refund 74. Get it now 75. Gift certificate 76. Great offer 77. Home based 78. Incredible deal 79. Information you requested 80. Insurance | 81. Investment 82. Limited time offer 83. Message contains 84. No age restrictions 85. No experience 86. No gimmicks 87. No hidden cost 88. No questions asked 89. Offer 90. Online degree |
| 91. Online marketing 92. Order Now 93. Passwords | 94. Please read 95. Risk free 96. Save $ | 97. Serious cash 98. Special promotion 99. Urgent |
Nên check điểm spam trước khi gửi mail
Sử dụng chương trình kiểm tra mail để đánh giá từ khóa, URL không phù hợp và tỷ lệ giữa hình ảnh và văn bản. Tuân thủ các tiêu chí này có thể giúp tăng tỷ lệ mail được gửi vào hộp thư đến.
Điều chỉnh cách gửi mail marketing theo kinh nghiệm
Xem xét kết quả từ các chiến dịch mail trước đây để tinh chỉnh và cải thiện quá trình. Hiểu rõ và cải tiến nội dung dựa trên kinh nghiệm sẽ giúp tăng tỷ lệ mail đến hộp thư đến.
Có mật độ gửi mail hợp lý
Việc gửi mail quá hiếm hoi, ví dụ 2 – 3 tháng một lần có thể khiến khách hàng quên và xóa thư. Ngược lại, gửi mail hàng ngày cũng có thể gây khó chịu, từ đó dẫn đến người nhận không mở mail và đánh dấu là spam.
Tránh để nội dung thư chỉ có một tấm hình
Nếu mail chỉ chứa một tấm hình, rất có khả năng nó sẽ bị chặn. Cần chú trọng chỉnh sửa bố cục và hình ảnh để mail có thể được gửi thẳng vào hộp thư đến khi bấm nút Send.
Chú ý các liên kết trong thư gửi đi
Các bộ lọc mail kiểm tra URL trong nội dung nếu phát hiện đường dẫn dẫn đến một domain không uy tín hoặc chứa thông tin giả mạo, nó có nguy cơ cao bị xếp vào SPAM. Nên tránh liên kết tới các địa chỉ chứa folder với chỉ 1 đến 2 ký tự, vì điều này được xem là dấu hiệu đáng ngờ.
Đừng sử dụng liên kết rút gọn
Các đường dẫn rút gọn làm cho bộ lọc không thể kiểm tra nội dung liên kết, từ đó tăng khả năng mail bị xếp vào phần “thư rác”.
Dùng HTML chuẩn
Tags HTML không phù hợp hoặc lỗi có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công. Hãy sử dụng công cụ như http://word2cleanhtml.com/ để tạo ra nội dung HTML chuẩn:
- Tạo mail trên Microsoft Word, sau đó copy nội dung vào khung chuyển đổi và bấm vào nút “Convert to clean html”.
- Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, copy nội dung đã chuyển đổi sang HTML chuẩn vào mail mới để gửi.
Một số lưu ý cuối cùng khi gửi mail
Bên cạnh những điều trên, người dùng cần lưu ý các yếu tố sau đây:
- Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào mail. Việc này có thể làm tăng khả năng mail được xếp vào SPAM.
- Tránh sao chép trực tiếp nội dung từ Word, Excel, Powerpoint, hoặc các ứng dụng tương tự. Việc này dẫn đến việc nhiều kiểu định dạng không mong muốn được chèn vào mail, làm khó khăn trong việc kiểm soát nội dung bởi cả người gửi và bộ lọc SPAM, dẫn đến rủi ro cao mail được xem là SPAM.
- Không nên dùng cùng một cụm từ hay câu văn trong nội dung mail làm tiêu đề. Nếu tiêu đề và nội dung mail quá giống nhau, mail đó có khả năng cao được xếp vào loại thư rác. Ví dụ, nếu tiêu đề mail là “Đây là thư test” và nội dung cũng chỉ ghi “Đây là thư test”.
Lời kết
Đối mặt với thách thức của việc dùng Outlook gửi Email bị vào Spam nói chung và các nền tảng khác nói riêng là bước đầu tiên để cải thiện giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Để người dùng có thể tận dụng tối đa công cụ giao tiếp này, việc chuyển đổi sang một nền tảng mail chuyên nghiệp và an toàn như Microsoft 365 Business (bao gồm: Outlook, Word, Excel và hàng loạt công cụ văn phòng hữu ích khác) là lựa chọn sáng suốt cho doanh nghiệp.
